En déplacement suivi les dossiers

Un sujet délicat quand on est en déplacement est suivi  ou gérer les dossiers à distance. Ci-dessous  je vous fais parvenir un article du magazine Management (Sandrine Weisz, 2010) avec de conseils.

Vous éloigner du bureau vous donne des sueurs froides ? Nos conseils pour piloter à distance les affaires courantes.

Un cadre sur deux se plaint du stress engendré par les déplacements, nous apprend une enquête européenne réalisée en 2009 par la SSII Easynet. Et cette inquiétude est sou­v­ent accrue par la nécessité de continuer à gérer les af­fai­res courantes : il faut manager son équipe à distance, traiter les urgences, faire avancer les dossiers pour ne pas se trouver dé­bordé au retour. Si vous n’êtes pas accompagné d’un colla­borateur capable d’assurer ce suivi à votre place, n’hésitez pas à solliciter les interlocuteurs qui vous accueillent : il n’est pas rare qu’ils puissent mettre une secrétaire ou un stagiaire à votre disposition le temps de votre séjour. Mais que vous bénéficiiez ou non d’un renfort, vous avez intérêt à vous appuyer sur de rigoureux principes d’organisation. 

Déterminez d’abord les dossiers que vous suivrez personnellement, ceux qui seront confiés à une personne de votre service et ceux qui peuvent attendre votre retour. Opérez cette sélection selon des critères précis – nom de l’interlocuteur, nature de la demande – et couchez vos instructions par écrit. C’est le meil­leur moyen d’éviter un loupé : plainte d’un client, réponse tar­dive à un appel d’offres… Chez Philips, les respon­sables grands comptes se ren­dent ­disponibles en permanence grâce à l’activation d’un renvoi d’appels. Ils filtrent ainsi les sollicitations et ne sont jamais absents pour leurs "clients rois". En revanche, les collaborateurs de Coutot-Roehrig, leader européen des enquêtes généalogiques, se concentrent sur leurs missions lorsqu’ils sillonnent une ­région pendant une semaine. Ce sont les responsables de recher­c­he qui suivent les dossiers en leur absence. A leur retour, ils les passent en revue ensemble.

Même si vous avez choisi d’assurer l’essentiel du suivi, prévoyez des points réguliers avec un collaborateur resté sur place. Lors de ces rendez-vous té­léphoniques – dont l’heure au­ra été fixée d’avance, de préférence en début ou en fin de jour­née –, sondez cette personne sur les événements, mêmes mi­neurs, sur­venus en votre absence. Veillez par ail­leurs à ce qu’elle dispose – ainsi que vous-même – d’un logiciel du type Team­Viewer. Vous pourrez ainsi accéder à ­distance aux ­données qu’elle aura centra­lisées pour vous sur son ordinateur ou télécharger des fichiers trop lourds pour qu’elle vous les envoie par e-mail.

Enfin, il vous faudra changer votre façon de travailler et adop­ter un mode "segmenté". En effet, les attentes dans les salles d’embarquement ou avant un rendez-vous suscitent une foule de temps morts que vous pourrez met­tre à profit pour faire avancer vos dossiers. Il est possible aussi, en dernier recours, de grappiller une heure de-ci de-là en "séchant" une réunion qui vous concerne moins ou en écour­tant votre ­présence lors d’un dîner peu stratégique (sans oublier, bien sûr, de prévenir que vous ne resterez pas jusqu’au dessert). Mais veillez sur­tout à relâcher la pression de temps à autre : pour demeurer efficace lors de ces voyages, il faut savoir pren­dre du plaisir et décompresser.